Datenschutzhinweise für Bewerber

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Datenschutzansprechpartner

Der für die Verarbeitung Ihrer personenenbezogenen Daten Verantwortliche ist die Kajima Deutschland GmbH, Eisenhutweg 118–120, 12487 Berlin, Tel.: +49-30 68 99 11 00, E-Mail: info@kajima.de (nachfolgend „Kajima Deutschland” oder „wir”).

Unseren Datenschutzansprechpartner erreichen Sie unter: Kajima Deutschland GmbH, Katja Friedrich, Eisenhutweg 118–120, 12487 Berlin, Tel.: +49-30 68 99 1000, E-Mail: datenschutz@kajima.de.

Wir sind nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet.

2. Gegenstand, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung bei Kajima Deutschland. Personenbezogene Daten (nachfolgend auch „Daten“ genannt“) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, also z.B. Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer oder Ihr Geburtsdatum. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

1. Daten

Kajima Deuschland verarbeitet die Daten, die Sie uns per Post oder Email mit Ihrer Bewerbung bzw. Ihren Bewerbungsunterlagen zusenden oder die wir über andere Unternehmen der weltweit tätigen Kajima-Unternehmensgruppe (nachfolgend: „Unternehmensgruppe”) bzw. Personalvermittler u.ä. erhalten. Außerdem verarbeiten wir die Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitteilen und die sich z.B. aus Bewerbungsgesprächen ergeben.

In der Regel erfassen wir die folgenden Daten: Vorname, Nachname, ggf. Ihren akademischen Grad, Geburtsdatum und -ort, Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummer, Wohnanschrift), Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Ausbildung, berufliche Qualifikationen, Fähigkeiten, Berufserfahrung), ggf. Ihr Bild (wenn Sie es den Bewerbungsunterlagen beifügen), Informationen betreffend Ihre Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen oder auch Ihre Arbeitserlaubnis.

In den Bewerbungsunterlagen können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten sein. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind nach Art. 9 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, die politische Meinung, religiöse (z.B. Angaben zur Religionszugehörigkeit/Konfession) oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung (z.B. Fotos), Gesundheitsdaten (z.B. Angaben zum Grad der Schwerbehinderung) oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung. Wenn Ihre Unterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, erheben wir diese nicht absichtlich. Wir bitten Sie ausdrücklich, uns solche Daten nicht zuzusenden.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden zum Zweck des Bewerbungsverfahrens für die Stelle bei Kajima Deutschland, auf die sich Ihre Bewerbung bezieht, verarbeitet oder alternativ speichern wir Ihre Daten für die künftige Stellenbesetzung (z.B. wenn die Stelle bereits besetzt ist, aus anderen Gründen für Sie nicht in Betracht kommt oder Sie sich initiativ beworben haben). Wir verarbeiten Ihre Daten dabei für die folgenden Zwecke und auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:

1. Datenverarbeitung für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses und Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses: Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre oben genannten Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Besetzung von Stellen. Nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 Bundsdatenschutzgesetz (BDSG) ist die Datenverarbeitung u.a. für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses bzw. nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung von Verträgen bzw. vorvertraglichen Maßnahmen erlaubt.
   
   Wir verarbeiten dazu Ihre Daten z.B. um Entscheidungen im Bewerbungsverfahren zu treffen. Dabei berücksichtigen wir u.a. Ihre berufliche oder auch persönliche Qualifikation für die Entscheidung, ob wir Sie im engeren Auswahlverfahren für die zu besetzenden Stellen berücksichtigen. Weiterhin verarbeiten wir Daten betreffend den persönlichen Eindruck in einem Bewerbungsgespräch um zu entscheiden, ob wir Ihnen die Stelle anbieten, auf die Sie sich beworben haben oder ggf. auch eine andere. Sofern Ihre Bewerbung erfolgreich war und wir ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen, nutzen wir die Daten aus dem Bewerbungsverfahren für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Weitere Informationen zum Umgang mit Ihren Daten können Sie dann unseren „Datenschutzhinweisen für Beschäftigte“ entnehmen.
2. Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung: Wenn Sie Ihre Einwilligung für die Datenverarbeitung erteilen, verarbeiten wir Ihre Daten nach Art. 88 Abs. 1 i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
   
   Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können Sie z.B. entscheiden, ob wir Ihre ehemaligen Arbeitgeber ansprechen dürfen, ob wir Ihre Daten für die Besetzung von Stellen für eine längere Zeit als sechs Monate speichern dürfen, um Sie in Zukunft bei einer passenden freien Stelle direkt kontaktieren zu können oder ob wir Ihre Daten mit anderen Unternehmen der Unternehmensgruppe für die Besetzung dort freier Stellen austauschen dürfen. Dazu benötigen wir Ihre Einwilligung.
3. Datenverarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten aufgrund Ihrer Einwilligung: Wenn Sie uns als Teil Ihrer Bewerbungsunterlagen freiwillig und entgegen unserer ausdrücklichen Bitte besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO zukommen lassen (z.B. Ihr Foto oder Angaben zu Ihrer Religionszugehörigkeit/Konfession), speichern bzw. verarbeiten wir diese auf der Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 2 BDSG bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Dies gilt auch, wenn Sie uns im weiteren Laufe des Bewerbungsverfahrens weitere besondere personenbezogene Daten mitteilen.
   
   Durch die freiwillige Übermittlung dieser Daten und durch die Akzeptanz dieser Datenschutzhinweise erklären Sie sich mit der Verarbeitung dieser besonderen personenbezogenen Daten im Rahmen des gesamten Bewerbungsprozesses einverstanden.
   
   Wir berücksichtigen diese besonderen personenbezogenen Daten bei einer Auswahlentscheidung grundsätzlich nicht, es sei denn, dies ist auf Grund gesetzlicher Verpflichtungen geboten. Es ist z.B. bei manchen Stellenausschreibungen möglich, dass Menschen mit Behinderungen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen bevorzugt behandelt werden.
4. Datenverarbeitung aufgrund berechtigter Interessen: Darüber hinaus können wir Ihre Daten innerhalb der Unternehmensgruppe auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO austauschen, sofern dies auf Grundlage von berechtigten Interessen zulässig ist. Dabei kann es sich um wirtschaftliche, administrative oder auch andere interne geschäftliche Zwecke handeln. Wir können Ihre Daten auch verarbeiten um Ihnen z.B. zur Vorbereitung der Arbeitsaufnahme Informationen zukommen zu lassen. Diese Verarbeitungen erfolgen nur, soweit Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen.
5. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Wir verarbeiten Ihre Daten zudem, um sonstige gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Wie alle Unternehmen, die sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligen, unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (wie z. B., aber nicht abschließend: Geldwäschegesetz, Handels- und Steuergesetze), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Verhinderung, Bekämpfung und Aufklärung der Terrorismusfinanzierung und vermögensgefährdenden Straftaten, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten so-wie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit so-wie der Prüfung durch Steuerbehörden und anderen öffentlichen Stellen und Institutionen. Darüber hinaus kann die Offenlegung von Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden. Wir verarbeiten Ihre Daten dabei zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Handels-, Gewerbe, oder Steuerrecht, soweit wir dazu verpflichtet sind, Ihre Daten aufzuzeichnen und aufzubewahren.
6. Rechtsdurchsetzung: Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auch, um unsere Rechte geltend machen und unsere rechtlichen Ansprüche durchsetzen zu können. Ebenfalls verarbeiten wir Ihre Daten, um uns gegen rechtliche Ansprüche verteidigen zu können. Schließlich verarbeiten wir Ihre Daten, soweit dies zur Abwehr oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist. Wir verarbeiten Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir rechtliche Ansprüche geltend machen oder uns bei rechtlichen Streitigkeiten verteidigen oder wir Straftaten verhindern oder aufklären.

4. Herkunft der Daten

Daten, die wir nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben haben, erhalten wir aus den folgenden Quellen:

• Behörden oder anderen staatlichen Stellen, z.B. Finanzämter, Arbeitsagenturen,
• Personaldienstleistern, Headhuntern, Zeitarbeitsfirmen, u.ä.,
• Geschäftspartnern,
• Ihren früheren Arbeitgebern, wenn Sie zugestimmt haben, dass wir diese im Rahmen des Bewerbungsverfahrens kontaktieren.

5. Kategorien von Empfängern der Daten

Ihre Daten können im erforderlichen Umfang an Unternehmen der Unternehmensgruppe übermittelt werden, soweit dies im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. Ein Austausch ist insbesondere auf Grundlage berechtigter Interessen (z.B. für wirtschaftliche, administrative oder auch andere interne geschäftliche Zwecke) zulässig, soweit Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an andere externe Empfänger erfolgt ansonsten sofern wir zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind bzw. dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie uns eine Einwilligung in die Übermittlung an Dritte gegeben haben. Empfänger können z.B. öffentliche Stellen und Institutionen (wie Gerichte, Staatsanwaltschaften oder andere Aufsichtsbehörden) sein, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind.

Wir können Ihre Daten auch an externe Stellen weitergeben, die uns im Bewerbungsverfahren unterstützen, wie Anbieter von Dienstleistungen zur Veröffentlichung von Stellenanzeigen oder auch der Personalberatung, an Anbieter von Rekrutierungsmanagementsystemen, an Anbieter von IT-Dienstleistungen (z.B. Hosting, Rechenzentrumsbetrieb oder Zurverfügungstellung von IT-Systemen), an Aktenarchivare und -vernichter, Rechtsberater bei der Geltendmachung von Ansprüchen, Banken oder auch an Kurierdienste. Sofern diese als Auftragsverarbeiter die Daten auf Weisung verarbeiten, sind entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge mit diesen abgeschlossen.

6. Übermittlung Ihrer Daten in Drittländer

Ihre Daten werden zunächst in der Europäischen Union („EU”) bzw. dem Europäischen Wirtschaftsraum („EWR“) verarbeitet.

Eine Datenübermittlung an Empfänger mit Sitz in Ländern außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer), erfolgt nur, wenn die Vorgaben der Artikel 44 ff. DSGVO zum Schutz Ihrer Daten eingehalten werden. Wir stellen z.B. sicher, dass für das betreffende Land ein Beschluss der EU-Kommission über ein angemessenes Datenschutzniveau vorliegt, dass die Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework Agreements oder von Binding Corporate Rules erfolgt oder dass Verträge, wie die von der Europäischen Kommission angenommenen Standarddatenschutzklauseln, mit den Empfängern abgeschlossen werden, die einen angemessenen Schutz Ihrer Rechte und Freiheiten garantieren. Weitere Auskünfte erhalten Sie von unserem Datenschutzansprechpartner. Im Übrigen übertragen wir Ihre personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR oder an internationale Organisationen.

7. Speicherung von Daten

Personenbezogene Daten, die zum Zweck der Teilnahme an einem bestimmten Bewerbungsverfahren erhoben werden, werden bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert, maximal jedoch für sechs Monate, beginnend mit dem Tag der Ablehnung des Bewerbers durch Kajima Deutschland oder – wenn es sich um eine Stelle bei einem Unternehmen der Unternehmensgruppe handelt – durch das Unternehmen.

Wenn Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für zukünftige Einstellungen zugestimmt haben, werden die Daten für diesen Zweck bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, längstens für ein Jahr nach Erteilung Ihrer Einwilligung, verarbeitet.

Längere Speicherfristen können sich auch daraus ergeben, dass die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig sind, die Speicherung bis zum Eintritt der Verjährung dieser Ansprüche erfolgt bzw. rechtliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Daten werden in diesen Fällen so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist.

Die Verjährungsfrist beträgt in der Regel 36 Monate, kann aber auch bis zu 30 Jahre betragen. Mit Eintritt der Verjährung löschen wir Ihre Daten, es sei denn, es liegt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, zum Beispiel aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 238, 257 Abs. 4 HGB), dem Arbeitszeitgesetz oder aus der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3, 4 AO) vor. Diese Aufbewahrungspflichten können zwei bis zehn Jahre betragen.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie ein „Betroffener“ im Sinne der DSGVO. Ihnen stehen folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichen zu:

1. Recht auf Auskunft: Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.
2. Recht auf Berichtigung: Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
3. Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung: Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
4. Widerspruchsrecht: Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.
5. Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu übergeben.
6. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung: Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt.
7. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfes steht einem Betroffenen (Ihnen) das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde – insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsortes – zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen die DSGVO verstößt.
   
   Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
   Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
   Alt-Moabit 59-61
   10555 Berlin
   Telefon: +49 30 13889
   Fax: +49 30 2155050
   E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
   
   Wir empfehlen Ihnen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an unseren Datenschutzansprechpartner zu richten.

Ihre Anträge über die Ausübung ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich an die oben angegebene Anschrift unter Ziffer 1 oder direkt an unseren Datenschutzansprechpartner adressiert werden.

9. Umfang Ihrer Pflichten zu Bereitstellung von Daten

Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen. Wenn Sie dies jedoch nicht tun, können wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten, Ihnen keine Stelle anbieten bzw. Sie nicht für künftige Stellenbesetzungen kontaktieren.

10. Profiling / Automatisierte Entscheidungsfindung

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Bewerbungs- bzw. Einstellungszwecken findet keine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) durch uns statt.

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Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die unter Ziffer 1 genannte Adresse bzw. gerichtet werden.

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Zuletzt aktualisiert im Dezember 2025